Quelle est l’importance d’un livre de caisse au sein d’une entreprise ? Et que signifie également un livre de caisse ? Le sujet a été au cœur d’un échange avec Gislaine NYEMBWE et Vitalie KANUNU, deux jeunes femmes congolaises évoluant dans le secteur de l’entrepreneuriat.

La première, Gislaine NYEMBWE, licenciée en finances et développement à l’université catholique de Kinshasa, comptable au sein de l’entreprise Dream Field a d’abord pris soin d’expliquer ce qu’est un livre de caisse :

« Le livre de caisse est un document comptable dans lequel sont consignées toutes les transactions en espèces d’une entreprise. Il regroupe à la fois les recettes, les dépenses et le solde quotidien. C’est une pièce justificative essentielle pour assurer un bon suivi des finances. Sa tenue rigoureuse est donc indispensable, car elle garantit une traçabilité claire pour l’entrepreneure dans la gestion de l’entreprise », a-t-elle dit.

Par ailleurs, Gislaine NYEMBWE a mis en garde contre une pratique courante chez certains entrepreneurs :

« Lorsqu’un entrepreneur ou un chef d’entreprise décide de gérer seul son livre de caisse et d’assumer aussi le rôle de caissier, cela peut poser problème. Certains gèrent leurs finances comme celles de leur propre poche, en négligeant les véritables besoins en trésorerie et en financement. Cela empêche d’avoir une vision claire de la santé financière réelle de l’entreprise ».

Elle a, pour clore ses propos, vivement recommandé aux entrepreneurs de déléguer la gestion de la caisse à un professionnel soit d’utiliser un logiciel de gestion :

« Il est crucial d’avoir un caissier, voire un comptable. Cela permet d’éviter les dépenses inutiles et d’avoir une vue objective sur la rentabilité de l’entreprise. Tenir sa comptabilité au quotidien permet de savoir où va l’entreprise. L’utilisation d’un logiciel de gestion de caisse est indispensable pour une gestion efficace. Ce type d’outil numérique permet de simplifier la clôture de caisse, d’assurer un bon suivi des opérations, de gérer les stocks et de produire des rapports financiers fiables », a-t-elle conclu.

Pour Vitalie KANUNU, entrepreneure évoluant dans le secteur de l’agro transformation à Kinshasa, CEO de Th’alia corporation, le livre de caisse est ce support (papier ou numérique) où sont enregistrées, par ordre chronologique, toutes les entrées et les sorties d’argent qui permet au chef d’entreprise de connaître le solde en caisse, de suivre les mouvements financiers, d’assurer la traçabilité des opérations, et de détecter d’éventuelles erreurs ou fraudes au sein de son entreprise.

« Même si l’entreprise est petite, il est important de tenir son livre de caisse régulièrement. Mais si l’entreprise n’a pas encore de moyen de payer un caissier, l’entrepreneur peut lui-même tenir sa caisse. Dans ce cas, il doit être très discipliné pour ne pas gaspiller l’argent. Soit un employé polyvalent en plus de ses tâches peut tenir la caisse », a-t-elle dit.

Aux entrepreneurs comme elle, elle a adressé ces mots :

« Une erreur fréquente chez les entrepreneurs consiste à confondre la caisse de l’entreprise avec leur argent personnel. Beaucoup pensent que tout ce qui se trouve dans la caisse leur appartient, et l’utilisent ainsi pour des besoins privés : payer les soins d’un parent, acheter un cadeau ou un téléphone, etc. Plus la caisse est remplie, plus les tentations et les dépenses personnelles augmentent, mettant en danger la trésorerie de l’entreprise. L’entrepreneur doit se fixer un salaire régulier, comme tout autre employé. Cela lui permettra de distinguer clairement les finances de l’entreprise de ses revenus personnels, et d’éviter les gaspillages ».

Vitalie KANUNU a recommandé quelques outils et méthodes pour une gestion de caisse efficace, adaptée aux réalités des entreprises en RDC. Il s’agit notamment de :

• Méthodes manuelles : utilisation de cahiers ou registres, de formulaires pré-imprimés pour consigner les entrées et sorties de fonds de manière simple et accessible.
• Outils numériques : recours à des tableurs comme Excel ou Google Sheets, des applications mobiles de gestion ou encore des logiciels de comptabilité, adaptés aux besoins et à la taille de l’entreprise.

Divine LUKOMBO