Dans une interview avec Pourelle.info, Esther NGOMA, assistante personnelle professionnelle, à répondu à la question de savoir s’il existe une différence entre une secrétaire de direction et une assistante personnelle. Elle a partagé son point de vue sur la distinction entre ces deux rôles souvent confondus.

Des missions distinctes mais complémentaires

Esther NGOMA a d’abord clarifié la différence entre ces deux fonctions, en se basant sur les missions spécifiques qui leur sont attribuées dans le cadre professionnel. Elle explique que la secrétaire de direction se concentre principalement sur la gestion administrative au sein d’une organisation. Elle gère des tâches telles que la rédaction des courriers, l’accueil des visiteurs, et la gestion des appels téléphoniques, des tâches essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise.

En revanche, l’assistante personnelle a un rôle plus large et plus personnalisé. Elle travaille souvent plus étroitement avec un dirigeant ou une personne clé de l’organisation, en s’occupant non seulement des tâches administratives, mais également de la gestion de l’agenda, de la planification de voyages, et parfois de la gestion de projets personnels ou professionnels. Le rôle de l’assistante personnelle peut inclure des responsabilités plus variées et stratégiques, ce qui nécessite souvent des compétences en gestion de projets, en organisation complexe et en communication.

Les compétences nécessaires

Bien que les deux postes partagent certaines compétences de base en termes de gestion administrative, elles diffèrent sur plusieurs points. Selon Esther NGOMA : “La secrétaire de direction a des tâches très spécifiques et clairement définies, comme la gestion de la correspondance et des appels. Elle doit avoir des compétences solides en bureautique et en organisation.”

“L’assistante personnelle, quant à elle, doit souvent posséder une formation plus approfondie, y compris une maîtrise de la gestion des priorités multiples et des capacités organisationnelles supérieures. Elle doit être capable de gérer des situations imprévues et de prendre des décisions de manière autonome pour aider son supérieur à se concentrer sur des objectifs à long terme.”

L’impact sur l’organisation

Les deux rôles sont cruciaux pour le bon fonctionnement d’une organisation, mais ils agissent à différents niveaux. La secrétaire de direction garantit l’efficience de l’administration quotidienne, tandis que l’assistante personnelle facilite la gestion globale de l’organisation en s’assurant que le dirigeant puisse se concentrer sur ses priorités stratégiques.

Formations et qualifications

Pour exercer ces deux fonctions, différentes formations sont requises. Une secrétaire de direction devra souvent avoir un diplôme en secrétariat ou en gestion administrative, tandis que l’assistante personnelle pourra avoir une formation plus poussée en gestion, en communication ou en administration des affaires, selon les responsabilités supplémentaires qu’elle assume.

En conclusion, elle a souligné que bien que les rôles de secrétaire de direction et d’assistante personnelle puissent se chevaucher dans certaines tâches administratives, l’assistante personnelle assume une dimension plus étendue, axée sur la gestion de projets et l’appui stratégique, alors que la secrétaire de direction se concentre principalement sur l’administration quotidienne.